Muitas demandas, me sinto perdido… O que fazer?
Decorrentes da transformação digital, a quantidade dos veículos de comunicação aumentou de forma exponencial, recebemos demandas de todos os lados… Ligações, e-mail, whattsapp e diversas outras formas. É comum neste cenário, nos sentirmos perdidos em função da quantidade e velocidade de como somos demandados. De certa forma, a solução para esta sensação é simples, mas precisa de muita disciplina e organização!
O primeiro passo é registrar as demandas de alguma forma, normalmente cada pessoa possui uma preferência, por exemplo: Caderno, post-it, planilha e etc… Uma vez com as demandas anotadas, é possível passarmos para o segundo passo que é analisar as demandas, identificar se existe alguma correção entre elas e depois priorizá-las em função de algum critério de importância que você precisa determinar antes de iniciar o trabalho. Neste momento, você passa a ter a dimensão das demandas e uma ordenação para execução.
O terceiro passo é a estruturação do “que fazer” para cada uma das demandas e gostaria de ressaltar neste momento, o fato de “pularmos” para esta fase diretamente, é o fator principal que nos traz a sensação de “perdidos”, pois muita “coisa” para fazer e sem critério de importância e ordenação é um erro grave. Mas voltando ao terceiro passo, vamos agora determinar o que precisa ser feito para atender cada demanda e para isto, existem três formas para trabalharmos, são elas:
Ação pontual: Esta é a forma mais simples e direta de atender uma demanda, precisa-se descrever exatamente a ação que precisa ser executada, determinar um responsável e a data para conclusão. Para não perder o controle, é preciso também ter uma lista das ações pendentes ordenada de forma decrescente em função da data de conclusão prevista.
Plano de Ação: Esta é uma forma mais elaborada de atendimento à uma demanda e a grande diferença é que neste caso, são necessárias várias ações, envolvendo vários responsáveis em datas de conclusões diferentes. Neste acaso, adotar uma metodologia mais estruturada é fundamental e sugerimos o 5W2H, onde você precisa definir os seguintes itens para cada ação: O que fazer, Por que fazer, Onde será feito, Por que será feito, Quando será feito, Como fazer e Quanto custa fazer. Assim como na “Ação Pontual”, para não perder o controle, é preciso também ter uma lista das ações pendentes ordenada de forma decrescente em função da data de conclusão prevista.
Projeto: Esta é a forma mais robusta para atendimento de uma demanda mais complexa que necessita de um estudo mais complexo para determinar os requisitos do escopo, a execução será determinada por uma série de tarefas correlacionadas e será necessário considerar vários fatores em paralelo como custo, qualidade, riscos e outros. Para isto, sugerimos a adoção do guia PMBOK (Project Management BodyofKnowledge) que trata as boas práticas do mercado a respeito de Gerenciamento de Projetos.
Normalmente, estas ferramentas apresentadas são utilizadas no Planejamento Estratégico das empresas e pode ser estendida a qualquer nível da organização e até mesmo na vida pessoal. Agora que você já conhece das três formas de atendimento às demandas, não fique mais com a sensação de “perdido”, vamos colocar em prática!
Bons negócios!
